Nämä ohjeet perustuvat vuosina 2020-2021 kerrytettyyn perustietoon. Jotkin asiat saattavat muuttua ajan kuluessa.
Yleisohjeita
Vaikka Effi ei kannata sähköistä äänestystä tai nettiäänestystä valtiollisissa tai muissa virallisissa vaaleissa, Effin etäkokouksissa on jouduttu käyttämään etä-äänestystä, ja jäsenkyselyn perusteella valittiin siihen tarkoitukseen Effin itse hostaama äänestysohjelmisto (ei ulkoisesti hostattua ohjelmistoa). Valittu ohjelmisto on nimeltään LimeSurvey. Tässä on ohjeet LimeSurvey-kyselyn (LimeSurvey-äänestyksen, surveyn) tekemiseen Effin kokouksia varten.
Effin LimeSurvey on osoitteessa: https://kysely.effi.org/
Sisäänkirjautumissivu: https://kysely.effi.org/index.php?r=admin/authentication/sa/login (huom. tämä siis ylläpitoa varten - äänestäjät eivät kirjaudu tuonne vaan toimivat saamansa äänestyslinkin kautta)
Käyttäjätunnuksen ylläpitotoimiin saat olemassa olevilta ylläpitäjiltä.
Jos kirjaudut sisään ylläpitäjänä (admin), näet ehkä SSL-varoituksen. Tämä mahdollinen varoitus näkyy vain admineille, ei äänestäjille. Liittyy joihinkin asetuksiin, jotka ovat olleet virheellisiä ainakin ennen.
Vaihda LimeSurveyn kieli "automaattitunnistuksesta" englantiin, jotta ylläpitäjänä näkemäsi tekstit varmasti ovat ohjelmistossa johdonmukaisesti englanninkielisiä.
Äänestäjille näkyvä kieli on kuitenkin eri asetuksessa nimeltä "base language", johon valitse Finnish, kun luot äänestystä (surveytä).
Kun luot äänestyksen LimeSurveyssä, luot käytännössä asian nimeltä "survey" ja sen sisään kysymyksiä (tai yleensä vain yhden kysymyksen, koska äänestykset ovat olennaisesti yhden kysymyksen kyselyitä). Siispä kaikki nämä ohjeet ovat oikeastaan vinkkejä siihen, mitä surveyn sisällä tehdään ja miten survey saadaan toimimaan äänestyksessä oikein, kun äänestys tapahtuu esimerkiksi Jitsi-ohjelmistoa hyödyntävän etäkokouksen aikana.
Joskus voit joutua luomaan äänestyksen lennosta, kun kokouksessa tulee yllättävä tilanne. Kuitenkin yleensä voit rauhassa laatia surveyn etukäteen, ennen kokousta.
Äänestyslinkin lähettäminen tapahtuu yleensä sähköpostitse (LimeSurveyssä on sähköpostitustoiminto). Tarvitset siis äänestäjien sähköpostiosoitteet, kun olet tekemässä surveytä. Joskus voit joutua lähettämään linkin jollekulle esimerkiksi Jitsin "Send private message" -toiminnolla. Jitsi-vinkkinä vielä, että on asia nimeltä "Lobby", jossa voit tarkastella jonkun henkilöllisyyttä erikseen. Toisena Jitsi-vinkkinä se, että Jitsi kyykkää usein, jos osallistujilla on paljon kameroita päällä, joten kokouksissa kannattaa toimia yleensä ilman kameraa.
Asia nimeltä "token" on henkilökohtainen ja äänestyskohtainen tunniste, joiden jakamisesta äänestäjille on pohjimmiltaan kyse silloin, kun äänestäjille luodaan äänestysmahdollisuus. Sana "token" vilahtelee siis äänestyksen hallintatoiminnoissa.
Yllättävä ja hyödyllinen tieto: usealla ylläpitäjällä voi olla LimeSurveyssä sama sähköpostiosoite, toisin kuin voisi luulla! Tämä auttaa, koska voit laittaa (lue: sinun kannattaa laittaa) tunnuksellasi sähköpostiosoitteeksi sama kuin muillakin ylläpitäjillä: vaalitoimikunta@effi.org (Silloin äänestyslinkit tulevat äänestäjille tuosta "virallisesta osoitteesta" eivätkä jostain henkilönimesi sisältävästä osoitteesta.)
Surveyn luominen
Surveyn sisällä on kysymyksiä (question). Usein äänestys on sellainen, että questioneja on vain yksi, ei kuitenkaan aina.
Klikkaa oikean yläreunan valikosta toimintoa "Surveys --> Create a new survey" LimeSurveyn pääsivulla https://kysely.effi.org/index.php?r=admin
Muista asettaa "base language": Finnish.
Anonymisointi on tärkeää. Ennen kuin klikkaat surveyn luonnissa "Save", mene välilehteen "Participant settings" ja vaihda "Anonymized responses:" -valitsimelle arvoksi "On".
Surveyn luonnissa keskeisiä täytettäviä tekstikenttiä ovat "Survey title", "Description", "Welcome message" ja "End message". Jotta voit kirjoittaa niihin sopivaa tekstiä, sinun täytyy tietää, missä vaiheessa nuo tekstit näkyvät äänestäjälle:
- "Description" näytetään osana vastaajille lähtevää kutsusähköpostia, samoin "Survey title". Kuitenkin sähköpostiviestin otsikko (subject) asetetaan automaattisesti niistä riippumatta.
- "Welcome message" näytetään vasta sitten, kun vastaaja on avannut kutsulinkillä kyselysivun nettiselaimeensa.
- "End message" näytetään vasta sitten nettiselaimessa, kun vastaaja on vastannut.
Sähköpostiviestin body eli varsinainen sisältö tulee kenttään "Message".
Äänestettävien kysymysten luomisessa ensin tee kysymysryhmä (Question Group). Sitten sen sisällä lisää kysymys (toiminnolla "Add Question") tai tarpeen mukaan useampia kysymyksiä, yksi kerrallaan.
Heti alkuvaiheessa laita kysymyksille järkevä kysymystyyppi ("Select question type"). Kyllä/ei-kysymykset kannattaa tehdä monivalintana, jossa on kolmaskin vaihtoehto (tyhjä), jotta voi äänestää tyhjääkin. Jotta saisi kyllä/ei/tyhjä-valinnat, pitää vaihtoehdot luoda single-choice-radiobuttoneina manuaalisesti Question type --> Single choice questions --> List (radio), toisin sanoen ei pidä käyttää valmista yes/no-tyyppiä.
Tee äänestyskysymyksistä pakollisia vaihtamalla kysymksen Mandatory-asetus arvosta Off arvoon On. Lähes aina on järkevää tehdä äänestyskysymyksistä pakollisia. (Tyhjä-vaihtoehto jättää mahdollisuuden olla ottamatta kantaa pakollisessa kysymyksessä ja kivasti päästää äänestäjän silti äänestystoiminnon loppuun asti.)
Jos katsot surveyltä sen "Survey participants", sinulle kerrotaan: "Survey participants have not been initialised for this survey." ... "If you initialise a survey participants table for this survey then this survey will only be accessible to users who provide a token either manually or by URL." Tee osallistujien alustus toiminnolla "Initialise participant table". Sitten lisäät äänestäjien tiedot (nimet, sähköpostit) "Create -> Add survey participant".
Jos sinulla on valmis osallistujalista CSV-muodossa, voit ottaa sen käyttöön valitsemalla "Create..." -> "Import participants from CSV file"
Browse-listassa näkyvät kaikki osallistujat (participants). Klikkaa yläreunasta Generate tokens, seuraa ohjeita ja sitten on osallistujilla tokenit. Tämä ei vielä aiheuttanut äänestyksen varsinaista alkamista tai automaattiviestien lähettämistä!
Aseta kyselylle alku- ja loppuaika Publication & Access -sivulta. Jos automaattiviesti lähetetään ennen alkuaikaa, viesteissä olevat linkit alkavat toimia alkuajankohtana ja kysely sulkeutuu loppuajankohtana. Kokousäänestyksiä varten alkuaika kannattaa laittaa kokouksen alkuun tai vähän sen jälkeen, esim. 15 minuuttia. Tarvittaessa aikaa voi muuttaa kokouksen aikana, jos äänestys syystä tai toisesta viivästyy. (Loppuajankohdan syöttäminen ei ole pakollista, kyselyn voi sulkea myös manuaalisesti.)
Kun survey on auki, äskeisen vihreän napin tilalla on sitten punainen nappi, jossa lukee "Stop this survey".
Huom. Jos anonymisointi unohtui, tässä kohden tulee todennäköisesti huomautus "Responses to this survey are NOT anonymized."
Huom2. Jos osittaisten tallentamisen esto unohtui, tässä kohden tulee todennäköisesti huomautus "Participants can save partially finished surveys"
Aktivointi EI lähettänyt sähköposteja osallistujille. Se pitää tehdä erikseen. Kun listaat participantit, jokaisen kohdalla on punainen vaakaviiva sarakkeessa "Invitation sent?", jos sähköposteja (siis kutsuja äänestykseen) ei ole vielä lähetetty. Lähetä kutsut toiminnolla "Invitations & reminders" --> "Send email invitation" Jokaisen yksittäisen lähetyksen pitäisi näkyä ruudulla, ja lopuksi pitäisi tulla ilmoitus "All emails were sent."
Tarvittaessa voi poimia kenen tahansa yksittäisen osallistujan tokenin menemällä listaukseen "Display participants".
Liian aikaisin äänestäneen palauttaminen kuntoon: "Completed" vaihdettava arvoon "No", ja "Usages left" vaihdettava arvoon 1. Action: valitse kaikki, käy editoimassa kenttiä, tällä siis saa kaikki kerralla Action --> klikkaa kaikki ruudut --> selected participants --> batch edit
Huom! Jos anonyymissä kyselyssä merkkasit jonkun kohdalla äänen antamattomaksi, niin hänen jo antamansa vastaus jää järjestelmään! Kyseinen vastaus pitää siis poistaa surveystä, muuten äänestystulos on pielessä.
Surveyn jakaminen ennen kokousta
Kun äänestys on valmis, osallistujalista täytetty ja alkuajankohta kyselylle asetettu, voidaan kyselykutsu jakaa osallistujille.
Survey participants -> Invitations & reminders - Send email invitation
Jos kysely ei ole vielä alkanut, LimeSurvey varoittaa, ettei kysely ole aktiivinen. Tästä ei tarvitse välittää, kysely aktivoituu automaattisesti asetettuna ajankohtana.
Tarkista viestin sisältö, klikkaa Send invitations ja odota kärsivällisesti - sähköpostien lähettämisessä voi kestää hetki ja kuittaussivu latautuu hitaasti, jos vastaanottajia on paljon.
Surveyn käsittely kokouksen aikana
Vain läsnäolijat saavat äänestää kokouksessa. Siksi tokeneita ei voi jakaa, ennen kuin kokouksen osallistujat on todettu (kokouksen alkuvaiheessa pitäisi eksplisiittisesti todeta ja osallistujilla pitäisi olla nimi näkyvillä Jitsissä). Jos joku osallistuja puuttuu kokouksesta, poista kyseinen henkilö äänestyksestä (Survey participants - etsi haluamasi henkilö - klikkaa roskakorikuvaketta).
Liian aikaisin äänestäneen äänestäjän tilan palauttaminen kuntoon: "Completed" vaihdettava arvoon "No", ja "Usages left" vaihdettava arvoon 1.
Tulosten katsominen
Toiminnolla "Statistics --> View statistics" pääset katsomaan äänestystuloksia.
JOS käytettiin vahingossa ei-anonymisoitua äänestystä (tai: ohjelmistolla tehtiin jokin myy kysely kuin äänestys?), tämä tieto on hyödyllinen: Nähdäksesi vastausten yhteenvedon tavalla, joka ei näytä ruudulla kunkin äänestäjän tekemiä valintoja, pitää laittaa On-vaihtoehto molempiin näihin valintoihin: "View summary of all available fields:" "Subtotals based on displayed questions:" Sitten vasta klikkaat "View statistics", jolloin näkyy yhteenveto, jossa on vastausvaihtoehtojen saamat lukumäräät ja vastaavat prosenttiosuudet.
Äänestäjän näkökulmasta
Äänestyslinkin sisältävä, LimeSurveyn luoma sähköposti tulee osoitteesta vaalitoimikunta@effi.org
Submit-napin painaminen äänestyksen lopussa (siis vastausten lopullinen lähettäminen) voi aiheuttaa todella pitkän viiveen äänestäjän nettiselaimessa, jopa yli kymmenen sekuntia erään arvion mukaan. Täytyy odottaa rauhassa lähetyksen läpimeno, jonka tietää tapahtuneeksi, kun ilmestyy kuittausviesti tyyliin "Kiitos äänestämisestä!"
Uusi klikkaus jo avattuun kutsulinkkiin aiheuttaa: "Tämä kutsu on jo käytetty. Pahoittelumme, mutta et voi osallistua tähän kyselyyn." Tuo on se tilanne, jossa vaalitoimikunnan täytyy auttaa, ja äänestäjän pitäisi ottaa yhteys vaalitoimitsijaan yksityisviestillä Jitsin tai muun käytössä olevan kokousohjelmiston chatissa.