Ehdotus Effin toiminnan organisoimisesta tiimeiksi

Huom: Tämä sivu on luonnos keskusteltavaksi. Alla on esimerkin omaisesti ehdotettu tiimejä ja vastuuhenkilöitä lähinnä perustuen havaintoihin mitä kukin jo nyt muutenkin tekee.

Ehdotuksen tavoitteita

• Skaalata Effin vapaaehtoistoimintaa hallituksen ulkopuolelle
• Mahdollistaa yhdistyksen jäsenten osallistuminen tiimeissä tapahtuvaan toimintaan
  • Mahdollistaa uusien aktivistien tuleminen mukaan kokeneempien rinnalle
• Mahdollistaa jäsenille ilmoittaa halukkuudestaan tai osaamisestaan tietyn tyyppiseen tekemiseen
• Selkeä prosessi: Kuka tekee ja mihin mennessä, ja miten muut voivat siihen osallistua
  • Toki huomioiden vapaaehtoistoiminnan luonne
  • Priorisointi: Voidaan myös päättää, että jotain ei ehditä / tarvitse tehdä
• Tiimien tekemisistä vastaavat nimetyt vastuuhenkilöt, sekä projektipäällikkö, jotka ovat hallituksen nimittämät
• Hallitus tekee vain hallitukselle kuuluvia asioita: Nimeää tiimit, vastuuhenkilöt, budjetit. Jäsenasiat yms säännöissä mainitut tehtävät.

Tiimit ja prosessi

Effin toiminnan voi nähdä jakautuvan kolmeen alalajiin:

1. Yhteiskunnallinen vaikuttaminen
2. Yhdistyksen toiminta: tiedotustoiminta, jäsenrekrytointi, jne...
3. Tekniset projektit (ks Juha Nurmen ehdotus)

Effin yhteiskunnallista toimintaa eli lobbausta, voidaan tällä hetkellä kutsua reaktiiviseksi: Jostain tulee lausuntopyyntö, ja siihen vastataan. Pitemmän aikavälin tavoitteena tulisi olla myös vaikuttamisen muuttaminen enemmän pro-aktiiviseksi, esimerkiksi järjestämällä tapaamisia 1-2 kertaa vuodessa tiimin kohdeministerin, virkamiesten tai vaikkapa Teoston tai operaattoreiden kanssa. Tässä ehdotuksessa keskitytään kuitenkin nykyisenkaltaisen aika reaktiivisen toiminnan organisointiin selkeämmäksi ja skaalautuvammaksi.

Kahden muun kategorian tiimien toiminta sen sijaan toivottavasti on ja pitäisi olla ennalta suunniteltua. Tiimien soisi tuottavan jonkinlaisen kevyen toimintasuunnitelman, tarvittaessa budjetin, jonka hallitus hyväksyy. Toki toimintasuunnitelman ensisijainen tarkoitus on toimia "majakkana" tiimille itselleen!

Roolit

• Projektipäällikkö
  • Keskittyy lähinnä Yhteiskunnallisen vaikuttamisen tiimeihin. Esim ohjaa tulevat lausuntopyynnöt eteenpäin.
  • Käytännössä rooli on kuulunut puheenjohtajalle, mutta sopii hyvin delegoitavaksi. Pj sitten ohjaa, tukee ja sijaistaa.
  • Jos palkataan toiminnanjohtaja, kuuluisi siihen toimenkuvaan.
  • Jos vapaaehtoinen, voisi olla myös kiertävä rooli, tai 2 henkilöä.
• Lakiasiantuntija
  • Osallistuu ja neuvoo mm lausuntojen kirjoittamisessa, mutta ei ole niiden tuottamisesta päävastuussa
• Tiimien vastuuhenkilöt
  • Kullakin tiimillä 1-2 hallituksen nimeämää vastuuhenkilöä
  • Vastaavat projektipäällikön kanssa lausuntojen sisällöstä
  • Yleensä osallistuvat itse ministeriöiden työryhmiin, lausuntojen esittämiseen, tai delegoivat luotetulle henkilölle
  • Alkuvaiheessa hallituksen jäsenet itse
  • Kun on totuttu prosessiin, nimetään asiantuntijalistan jäsenistä
• Hallitus / Pj
  • Nimeää henkilöt ylläoleviin rooleihin
  • Valvoo ja tekee tarvittaessa muutoksia
• Tiimien jäsenet
  • Effin jäsen voi ilmoittautua mukaan niin moneen tiimiin kuin kiinnostusta riittää
  • Esim lisäämällä nimi wikissä olevaan listaan
  • Ilmoitus kertoo halukkuudesta osallistua ko aihepiirin toimintaan, muttei tietenkään velvoita. Toiminta on vapaaehtoista.
    • Mahdollisesti myös kertoo osaamisesta ko aihepiirissä
    • Hallitukselle ja kaikille muodostuu kokonaiskuva siitä, kuka haluaa tehdä mitäkin ja mitä kukaan ei halua tehdä

Prosessi

Tässä keskitytään lähinnä lausuntopyyntöihin liittyvään prosessiin. Muut tiimit suunnittelevat omaa toimintaansa omista lähtökohdistaan ja kommunikoivat suunnitelmansa hallitukselle ja aktivistilistalle.

1. Lausuntopyyntö tai kutsu työryhmään saapuu Effille
2. Projektipäällikkö päätt(ää/elee) mille tiimille lausuntopyyntö kuuluu ja lähettää sen välittömästi eteenpäin aktivisti-listalle (tai asiantuntija-listalle)
3. Projektipäällikkö lisää sähköpostiin seuraavat tiedot:
4. Mille tiimille asia kuuluu
5. Asian tärkeys:
   • Pitää osallistua (Tiedustelulaki, Kiristyskirjeet...)
   • Osallistutaan jos ehditään
   • Ei välttämättä tarvitse osallistua
6. Deadline vastauksen lähettämiselle
7. Deadline ensimmäisen luonnoksen julkistamiselle aktivistilistalla keskusteltavaksi
   • Ehdotuksena puoliväli suhteessa lopulliseen deadlineen?
8. Tiimin vastuuhenkilöt ja jäsenet vastaavat mahdollisimman nopeasti pystyykö joku ottamaan nakista vastuun
9. Koska tiimiin ilmoittauminen on ikäänkuin ennakkoilmoitus halukkuudesta, pitäisi joku lähtökohtaisesti löytyä. Aina ei tietenkään kalenterit sovi yhteen.
10. Jos tiimistä ilmoitetaan, että kenelläkään ei ole deadlineen mennessä aikaa tehdä luonnosta, yrittää projektipäällikkö löytää muita tekijöitä, tai päättää, ettei Effi osallistu tällä kertaa.
11. Kohdan 3.4 deadlineen mennessä, nakitettu henkilö(t) lähettää aktivistilistalle kirjoitusalusta.fi linkin, jossa on luonnos kommentoitavaksi
12. Yleisen keskustelun lisäksi, projektipäällikkö ja lakiasiantuntija seuraavat rooliensa mukaisesti että homma sujuu
13. Lausunto formatoidaan PDF-muotoon ja tiimin vastuuhenkilö ja lausunnon kirjoittaja allekirjoittavat ja lähettävät lausunnon oikeaan osoitteeseen
14. PDF lisätään Effin www-sivulle (vaatii omat ohjeet...)
15. Lausunnosta kannattaa yleensä pitää meteliä somessa, ja tärkeissä tapauksissa blogikirjoitus on paikallaan

Tiimit

Itse tiimit ja niiden jäsenet kuvattu sivulla Tiimit

Sähköpostilistat

Toiminta tapahtuu pääasiassa Effin sähköpostilistoilla. Sähköposti on neutraali ja standardi kommunikointiväline, ja niitä hallinnoiva palvelin ja henkilökunta sijaitsevat Suomessa. Tarpeen mukaan voidaan myös käyttää IRCiä, Kirjoitusalustaa, some- ja chat-palveluita ja fyysisiä tapaamisia. Tiimien on kuitenkin huolehdittava siitä, että tiimin tekemistä pystyy seuraamaan ja kommentoimaan sähköpostitse.

Sähköpostilistoja on kolme:

• aktivistit
  • Kaikki jäsenet voivat liittyä listalle
  • Käytännössä julkinen
  • Jos ei ole erityistä syytä miksi jotain ei voida tehdä julkisesti, tulee käyttää aktivistilistaa
  • Tiimien toiminta tapahtuu pääsääntöisesti aktivistilistalla
    • Jos lista joskus tulee liian kiireiseksi, voidaan perustaa tiimikohtaisia listoja
    • Jos tiimi tekee työtään jollain muulla foorumilla, on kuitenkin tekemisistä kommunikoitava aktivistilistalle
• asiantuntijat
  • Listalle kutsutaan. Listalla on
    • hallitus
    • entisiä hallituksen jäseniä
    • aktiivisuutensa ja luotettavuutensa aktivisti-listalla osoittaneita jäseniä
    • sekä jonkin verran Effille relevanttien alojen muita asiantuntijoita (professoreita, tutkijoita)
    • tässä ehdotuksessa tiimien vastuuhenkilöt valitaan asiantuntijalistan jäsenistä
  • Lista on luottamuksellinen ja sille kuuluvat henkilöt oletetaan luotettaviksi
  • Listaa käytetään asioille, joita ei voida käsitellä julkisesti
    • Webin tai sähköpostin kautta tulevia kyselyitä (Näitä ei voida olettaa tarkoitetuksi julkiseksi)
    • Erilaiset ministeriöiden asettamat työryhmät (Etikettiin kuuluu, että työryhmän työstä puhutaan julkisesti vasta jälkeenpäin, kun yhteinen raportti on valmis.)
    • Poikkeuksellisesti, esim lehdistötiedotteen kirjoittaminen, kun halutaan säilyttää yllätysmomentti.
      • (Huomaa, että usein tällaisesta pienessä piirissä valmistelusta ei ole mitään etua Effille, vaan lehdistötiedote voidaan ihan hyvin luonnostella aktivistilistalla, vaikka se "julkaistaan" vasta myöhemmin. Esim tekijänoikeustapauksissa on kuitenkin joskus haluttu olla antamatta vinkkiä vastapuolelle.)
• hallitus
  • Käytetään vain hallitustyöskentelyyn.
  • Ei käytetä tiimeille delegoituun toimintaan.

TODO:

• Vaatii keskustelua ja sitoutumista hallitukselta
• Onko meidän lakiasiantuntija valmis ottamaan tällaisen roolin? Vaatisi aktivisti-listalle lisäämistä.
• Projektipäällikön rooli ja valinta
• Kirjoitusalusta (tai muu työkalu) aktivistien käyttöön. Tai vaan standardi kirjoitusalusta.fi? (Ei effi-alidomain)