Lehdistötiedotteiden kirjoittaminen

Tämä dokumentti on tehty käyttäen hyväksi ja referoiden STT:n tyylikirjaa.

Mitä haluat sanoa?

Aluksi mieti, kannattaako asiasta tehdä lehdistötiedote ja mitä asioita siinä kannattaa korostaa. Valitse pääteemasi ja lähestymistapasi ja hahmottele tiedotteeseen tulevat asiat. Älä yritä ahtaa kaikkea tiedotetekstiin. Toisin sanoen: jotain sinusta ehkä tärkeääkin jää mainitsematta. Mieti, mikä on kohdeyleisö (IT-lehdet, suuri yleisö, Effin jäsenet, Hesari ja maakuntalehdet, STT:n kaltaiset uutistoimistot jne.) ja kirjoita tiedote sen mukaan (kohdeyleisön kiinnostukset ja esitiedot aiheesta ja Effistä). Ajattelemalla kohdeyleisönä STT:tä voi tuskin mennä pahasti metsään.

STT:n uutiskriteerit ovat: merkitys, kiinnostavuus, yllättävyys, ajankohtaisuus ja läheisyys. Tiedotteen kiinnostavuuteen vaikuttavat myös uutistilanne, asian muualla saama mediajulkisuus ja se, kiinnostaako aihe ylipäätään median kohdeyleisöä.

Prosessi ja perusrakenne

Lehdistötiedoteluonnokset lähetetään effi-aktivistit-listalle, jossa tiedotteet editoidaan nopeasti. Tiedotteen varsinaisen julkaisemisen hoitaa hallituksen jäsenUsein tiedote on tärkeää saada nopeasti ulos. Tarkempi analyysi voidaan tehdä myöhemmin esimerkiksi blogikirjoituksessa.

Tiedotteen rakenne on sellainen, että pääasia selviää ensimmäisen kappaleen lukemalla sellaisellekin, joka ei ole Effistä tai tiedotteen aiheesta aikaisemmin kuullut. Tiedotteen rakenteesta kannattaa katsoa mallia jostain vanhasta tiedotteesta:

Otsikkotiedot (mm. yhdistyksen nimi ja päiväys)
Otsikko (max. 54 merkkiä)
Bulkkiteksti: 1-2 kappaleen neutraali ingressi, pääsitaatti, 1-2 asiakappaletta, loppusitaatti (bulkkitekstin pituus ei koskaan saisi ylittää 2000 merkkiä, mielellään vähemmän).
Lisätietoja: linkkejä aiheeseen liittyviin sivuihin, mielellään tarpeelliset viitteet, jotta toimittaja voi vahvistaa itse halutessaan tiedotteessa esitetyt väitteet (keskeiset viitteet ensin!).
Kahden (yleensä) hallituksen jäsenen nimi ja puhelinnumero mahdollisia haastatteluja varten.
Lopuksi Effin yleisesittely.

Kieli- ja muotoseikkoja

Tiedotteen pitäisi olla suoraan julkaisuvalmis lehtiartikkeli. Kielen värikkyys on tyylikysymys: kansalaisjärjestö saa olla värikkäämpi kuin yritys, mutta ei liikaa, jotta uskottavuus ei kärsi. Kirjoitustyylin tulee sellainen, että juttu voidaan julkaista lehdessä ilman merkittäviä muutoksia. Siksi liiallista kielellistä räväkkyyttä tulee välttää - antaa asioiden puhua puolestaan. Usein yksi verbi sopivassa paikassa voi olla tiedotteen avain. Älä ole tylsä: kirjoita sujuvasti ja kiinnostavasti, pidä lukija hereillä.

Helpota toimittajan työtä: tee tiedotteesta sellainen, että siitä on helppo rakentaa eripituisia ja erilaisia juttuja. Tee tiedote siten, että kappaleet ovat järkeviä yksinäänkin ja että osan kappaleista voi tarvittaessa poistaa. Esimerkiksi STT julkaisee uutisiaan eripituisina versioina eri käyttötarkoituksiin: viivauutisen pituus on enintään 147 merkkiä (pari lausetta) - tämä voisi olla esimerkiksi tiedotteen ensimmäinen kappale, sähkeen enimmäispituus on 800 merkkiä, tiivistelmäjuttu 1000-1500 merkkiä, keskipitkä juttu noin 2000 merkkiä ja pääjuttu noin 3000 merkkiä (plus max. 1000 merkin kainalojuttu tai toimittajan kommentti). Älä tee tiedotteesta liian pitkää, siten ainoastaan vaikeutat toimittajan työtä. Maksimipituus bulkkitekstille on 2000 merkkiä (tiedotetta tuskin julkaistaan sellaisenaan yli 2000 merkin juttuna), yli 3000 merkin tiedotteessa ei ole yhtään mitään järkeä. Hyvä pääsääntö editointiin on punakynä: jos jokin kohta ei oikein toimi tai on liikaa toistoa, poista se.

Otsikosta pitää selvitä tiedotteen olennaisin tai kiinnostavin sisältö ja miksi loputkin tiedotteesta kannattaisi lukea. STT:n sähkeuutisen otsikon maksimipituus on 54 merkkiä. Suosi yksinkertaista ja osuvaa otsikkoa nokkelan ja hienon sijasta. Aktiivimuodossa oleva verbi tekee lähes aina otsikosta paremman. Pääsääntönä kerro aluksi tuttu ja sitten uusi asia.

Tiedotteen tarinan pitäisi edetä tutusta tuntemattomaan ja keskeisestä asiasta detaljeihin. Jo ensimmäisestä kappaleesta pitäisi siis ilmetä mihin tiedote liittyy ja mikä on tiedotteen pääteesi. Ensimmäisen kappaleen pitäisi olla "hissipuhe": kuinka kertoisit asian tuttavallesi parilla lauseella hissimatkan aikana.

Käytä neutraalia yleiskieltä ja vältä asiantuntijatermejä, jos suinkin mahdollista. Pyri puhekielenomaisuuteen (esim. "haluta" tai "yrittää", ei "pyrkiä", ei monimutkaisia tai pitkiä sanoja, tämä nopeuttaa ja helpottaa tiedotteen lukemista ja ymmärtämistä). Jos joudut itse ensi lukemisella miettimään parikin sekuntia jonkin sanan tai lauseen merkitystä, niin yksinkertaista ilmaisua. Määritä kaikki lyhenteet niitä ensimmäisen kerran käytettäessä (esim. ensimmäisestä lauseesta pitäisi aina löytyä "Electronic Frontier Finland ry (Effi)" - huomaa Effin lyhenteen kirjoitusasu - jne.). Käytä lyhenteitä vain tarvittaessa ja vältä erityisesti lyhenteitä kuten po., ko., mm., esim., jne.

Muista aina aluksi kertoa tarpeelliset taustatiedot käsitellyistä asioista (esim. asema ja nimi tiedotteessa käsitellyistä henkilöistä) siten, että myös lukija tai toimittaja, joka ei ole aikaisemmin kuullut aiheesta tai edes Effistä ymmärtää mistä on kyse. Käytä asioista ja henkilöistä konsistentisti samaa ilmaisua. Pyydä ulkopuolista henkilöä lukemaan tiedotteen: ymmärsikö hän kaiken ilman selittelyjäsi niin kuin pitääkin? Jos hän ymmärsi jotain väärin tai ei ollenkaan, pitää tiedotetta selkeyttää.

Muista, että melkein kaikki voidaan ymmärtää väärin. Usein väärinymmärrys liittyy asiaan, jota itse pidät itsestäänselvänä ja tästä syystä jätät asian pois tiedotteesta. Joskus väärinymmärrys johtuu siitä, että tiedotteeseen on yritetty ahtaa liikaa tavaraa. Tahallisia väärinymmärryksiä ei voi estää, mutta varsinkin tunteita herättävistä aiheista kirjoitettaessa kannattaa tehdä tekstistä sellainen, että tahattomien väärinymmärrysten vaara minimoituu.

Käytä konkreettisia ilmaisuja ja esimerkkejä. Abstraktit yleistykset ja byrokraattiset termit voi korvata kokonaan esimerkeillä (esim. ei "säveltäjän yksinoikeudet" vaan "esimerkiksi oikeus esittää sävellys"). Käytä myönteistä muotoa, kun mahdollista (esim. ei "poliitikko ei kannata lakiuudistusta" vaan "poliitikko vastustaa lakiuudistusta").

Käytä lyhyitä lauseita. Virkkeessä saisi olla enintään kaksi lausetta. Vältä lauseenvastikkeita, käytä niiden sijaan sivulauseita tai kahta päälausetta (esim. ei "useiden blogikirjoittajien saamien syytteiden seurauksena sananvapaus Internetissä on vaarantunut" vaan "sananvapaus Internetissä on vaarantunut, koska usea blogikirjoittaja on saanut syytteen"). Sido tekstiä adverbeillä, konjunktioilla ja pronomineilla (kuitenkin, mutta, samoin, vaan jne.). Käytä verbejä substantiivien sijaan (esim. ei "tutkimus selvittää roskapostin määrää" vaan "tutkimus selvittää, kuinka paljon roskapostia on"). Käytä ilmaisukykyistä verbiä värittömien (esim. olla ja edellyttää) sijaan. Käytä mieluumin aktiivia kuin passiivia (esim. ei "yksityisyyttä halutaan lisätä" vaan "Effi haluaa lisätä yksityisyyttä").

Vältä määriteketjuja, koska ne vaikeuttavat tekstin ymmärtämistä (esim. ei "helsinkiläisen maahanmuuttajataustaisen kunnallisvaltuutettu Alla-lahon sivusto lisättiin poliisin estolistalle" vaan "Alla-lahon sivusto lisättiin poliisin estolistalle. Hän on maahanmuuttajataustainen kunnallisvaltuutettu Helsingistä.").

Ilmoita lainauksissa aina titteli muodossa "Effin puheenjohtaja N.N.", "Effin hallituksen jäsen N.N." tai "Effin jäsen N.N.". Seuraavissa lainauksissa pelkkä sukunimi riittää. Käytä neutraaleja ilmaisuja (esim. "...", sanoo N.N., ei "...", tuhahtaa N.N.). Vältä turhia sidossanoja (esim. "ja jatkaa:" on tarpeeton - siis esim. "Säitä on pidellyt", sanoo N.N. "Huomenna on poutaa."). Tiedotteessa on syytä olla pari sitaattia, jotta toimittajan ei tarvitse erikseen soittaa sitaattia varten.

Käytä niin vähän numeroita kuin tarpeellista, pyri kuitenkin riittäävän tarkkuuteen (esim. ei "1 234 567 euroa" vaan "1,2 miljoonaa euroa"). Suuret järjestysluvut ovat toimittajan painajainen.

Viitteet ja faktat

Toimittaja voi haluta varmistua esitettyjen väitteiden oikeellisuudesta tai tehdä aiheesta laajemman jutun: tästä syystä liitä tarpeelliset viitteet jutun lisätiedoiksi (tärkeimmät viitteet ensin!) ja esitä mielipiteet selvästi mielipiteinä (esim. sitaatteina, "Effin mielestä").

Erottele selvästi mielipiteet ja tosiasiaväitteet. Tarkasta faktat alkuperäisistä lähteistä, kun mahdollista. Tiedotteen faktat pitäisi pystyä vahvistamaan tiedotteen lopussa olevan viitteen perusteella, loogisella argumentaatiolla tai omalla havainnolla. Tekstistä pitäisi aina selvitä tietolähde (esim. "Ministeriön selvityksen mukaan..." ja lisätiedoissa tulisi siis olla linkki kyseiseen selvitykseen).

Teknisiä detaljeja

Tiedote on syytä laittaa ensin nettiin ja sähköpostitse lähtevään tiedotteeseen mukaan sen URL.

Tiedoterunko

Lehdistötiedote
Electronic Frontier Finland ry
Vapaa julkaistavaksi heti
Helsinki x.x.201x

[Otsikko]

[Electronic Frontier Finland ry (Effi) on huolestunut... - valitettavasti vanhoja tiedotteita selaamalla vaikutamme olevan kroonisesti huolestuneita.
Bulkkiteksti tähän.]

Lisätietoja:

[Linkin otsikko:
linkki
Huom.: tiedotteen pitää toimia myös paperille printattuna, siksi ei linkkejä bulkkitekstiin ja kaikki linkit lisätietoihin siten, että täysi URL näytetään.]

[...]

N.N.
Hallituksen jäsen, Effi ry
puh. x

Electronic Frontier Finland ry on perustettu puolustamaan kansalaisten sähköisiä oikeuksia. Tällaisia ovat esimerkiksi oikeus sensuroimattomaan viestintään, kohtuullisiin käyttöehtoihin digitaalista sisältöä ostettaessa sekä vapaus kehittää ja julkaista avoimia tietokoneohjelmia. Yhdistys herättää keskustelua ja pyrkii vaikuttamaan muun muassa lainsäädäntöhankkeisiin sananvapaudesta ja tekijänoikeudesta Suomessa ja Euroopassa. Mielestämme yksityisyyttä ei saa rikkoa, spämmäys tulee kieltää ja ohjelmistoideapatenteista on enemmän haittaa kuin hyötyä. Yhdistyksellä on noin 1500 jäsentä. Lisätietoja Effin kotisivulta http://www.effi.org/